Обращение в администрацию города

Обращение в администрацию города у меня скоро состоится встреча с мэром города. как ему предложить план по весенней уборке в городе? в устной форме или письменной? если в письменной, то как написать ( как заявление, предложение, просьбу, или др)? нужно ли регистрировать это предложение (я уверен что мне пообещают всё, но после моего ухода выкинут предложенный план), если нужно то как? заранее спасибо) суть проблемы в том что в план предложенный администрацией не были включены некоторые учреждения, которые и являются главными загрязнителями природы, потому как администрация благосклонна к ним.